ماژول مدیریت اسناد
یکی از کاربردی ترین ماژول های نرم افزار نگهداری و تعمیرات پارسه، ماژول مدیریت مستندات مهندسی سیستمی است. ماژول مدیریت مستندات مهندسی سیستمی که با اسم مدیریت اسناد نیز شناخته میشود به اختصار در انگلیسی (EDMS) نامیده می شود که از ریشه ی کلمه ی (Engineering Documents Management System) گرفته شده است.
اما کاربرد این سیستم دقیقا چیست ؟
ماژول مدیریت اسناد در واقع نوعی مدیریت در ذخیره سازی اسناد الکترونیکی و ارائه ی امکان بالقوه ی بررسی، کنترل و اصلاح اطلاعات ذخیره شده می باشد. توسط این ماژول می توان دسته بندی بهتر و مفید تری از دارایی های الکترونیکی و سرمایه های غیر فیزیکی سازمان داشت تا در صورت نیاز همیشه به سریعترین شکل ممکن بتوان اطلاعات و فیال های ذخیره سازی شده را بازخوانی و استفاده نمود.
چرا باید بر اسناد سازمانی خود مدیریت داشته باشم؟
در گذشته تمامی سازمان ها با استفاده از روش سنتی بایگانی مدارک سعی در حفظ و حراست از مدارک خود به صورت فیزیکی داشتند. این روش سنتی همیشه با خطرات و هزینه های سنگین چاپ و نگهداری همراه بود. همچنین یافتن سند مورد نظر از بین انبار کاغذ های بایگانی شده گاهی بسیار دشوار و حتی غیر ممکن بوده است. همیشه اطلاعات سازمان در خطر از بین رفتن از طرق مختلف مانند آتش سوزی، پوسیدگی و یا خورده شدن مدارک توسط حشرات و حیوانات مختلف بوده است. یکی دیگر از مخاطراتی که اسناد فیزیکی را همیشه تهدید کرده امکان دزدی و یا تغییر دادن و دست بردن در اطلاعات اسناد بوده است.
تمامی این معضلات با استفاده از تکنولوژی های جدیدی مانند مدیریت الکترونیکی اسناد و دارایی ها برطرف گردیده است. امروزه کاربران با بالاترین سرعت ممکن امکان جستجوی سند های مختلف وجود دارند و سازمان ها نیز دیگر نگران از بین رفتن اسناد با مرور زمان و یا اتفاقات دیگر نیستند. اتاق های بایگانی، سالن های بزرگ، کمد های سنگین و نیروی انسانی متعدد و هزینه ی گزاف آموزش و استخدام آنها جای خود را به سرورهای کوچک با قابلیت های مختلف داده اند که هر کاربری با تخصص و یا بدون تخصص امکان استفاده و بهره برداری از را دارند.
آیا ماژول مدیریت اسناد ایمن است؟
اما درخصوص ذخیره سازی اطلاعات و اسناد سازمان ها همیشه مهمترین موضوع حفظ و حراست از دارایی های غیر فیزیکی می باشد. نرم افزار پارسه با استفاده از به روزترین ماژول های امنیتی این امکان را میدهد تا اطلاعات شما با امنیت کامل و بدون امکان سوء استفاده ی خارجی در بخشی از سرور درخواستی ذخیره شود.
امکانات ماژول مدیریت اسناد چیست؟
این ماژول یک ابزار کاربردی برای سازمان در مسیر ذخیره ی اطلاعات و فایل ها بر بستری مبتنی بر برنامه نویسی تحت وب بوده تا امکان ذخیره سازی فایل ها با فرمت های گوناگون را به کاربران سازمان ها بدهد. چند نمونه از این فرمت ها مانند (Docx, Pdf, pptx, zip, jpg, AVI, odt, ods, xslb, ppsx) اشاره نمود.
بدون دیدگاه