ماژول Document Versioning & Record Retention & Disposal امکان مدیریت کامل نسخه‌های اسناد و برنامه‌ریزی چرخه عمر سوابق را فراهم می‌کند. این ماژول تضمین می‌کند که کاربران همواره به آخرین نسخه معتبر اسناد دسترسی داشته باشند و فرآیندهای بازنگری، نگهداری و امحای اسناد به‌صورت خودکار و سازمان‌یافته انجام شود.

🔹 ویژگی‌های کلیدی

• ارتباط نسخه‌های مختلف یک سند و مدیریت تغییرات آن

• اطمینان از As Built بودن نسخه‌های مورد استفاده

• نمایش تنها آخرین نسخه معتبر به کاربران عمومی

• تعیین زمان‌بندی بازنگری مجدد اسناد و هشدار به آرشیودار

• ایجاد و مدیریت برنامه‌های بازبینی و تعیین تکلیف اسناد

• شامل اقدامات ایجاد نسخه جدید، تجدید دوره نگهداری، انتقال به آرشیو راکد و امحای اسناد

• گردش کار خودکار برای تایید و اجرای فعالیت‌های بازبینی

🔹 مزایا برای سازمان‌ها

• تضمین دسترسی به نسخه صحیح و معتبر اسناد

• کاهش خطاهای ناشی از استفاده از نسخه‌های قدیمی یا نامعتبر

• برنامه‌ریزی و مدیریت چرخه عمر اسناد و سوابق سازمانی

• افزایش شفافیت و کنترل در فرآیندهای بازنگری و نگهداری اسناد

• امکان پیاده‌سازی استانداردهای مدیریت اسناد و رعایت الزامات قانونی و صنعتی