آموزش نرم افزار CMMS

آموزش نرم افزار CMMS مي­تواند در دو فاز مختلف آموزش اوليه براي روشن و اجرا كردن نرم ­افزار و آموزش پيشرفته پس از گذراندن يك دوره با CMMS انجام شود. زمان­ بندي آموزش نيز بايد مورد توجه قرار گيرد. آموزش را خيلي زود شروع نكنيد. آموزش بايد با اجرا هماهنگ باشد. کارآموزان بايد کلاس را ترک كرده  و بلافاصله از آنچه آموخته­ اند، استفاده كنند. آموزش برنامه شامل فناوري موبايل، بارکد و RFID است
شما همچنين بايد فرآيندهاي داخلي را نيز به كاربران CMMS، آموزش دهيد. اين موضوع اغلب در پروژه ­هاي پياده­سازي CMMS ناديده گرفته مي­شود. به عنوان مثال، الگوي کدگذاري تجهيزات. الگوي شماره­ گذاري تجهيزات بايد به كاربران آموزش داده شود تا از ورود اشتباه داده ­ها جلوگيري شود. يك مثال ديگر، توضيحات قطعات موجودي است. اگر توضيحات بخش ورود اطلاعات منطبق نباشند، پس از مدتي، يك پايگاه داده معيوب خواهيد داشت. ورود داده­ هاي دستور كار، يك نمونه ديگر است. توضيحاتي  مانند “دستگاه خراب است” و يا “كار نمي­كند” كه به دنبال آنها عبارات”انجام شد” و يا “تعمير شد” آمده است، سوابق خوبي را از دستگاه در اختيار شما قرار نمي­دهد. بنابراين، آموزش مناسب و هماهنگ توصيف كار بسيار مهم است

دستورالعمل­ های آموزش عمومي:

اطمينان حاصل كنيد كه همه كارآموزان كمك­ هاي كافي را براي آنكه در كار خود راحت و با اعتماد به نفس باشند، دريافت مي­كنند. حتي يك كمبود كوچك در آموزش، باعث مي­شود كه کارشناس دچار سرخوردگي شده، اعتماد خود را از دست بدهند و در نتيجه پروژه را به سمت شكست ببرد. تمام كساني كه با نرم افزار CMMS كار مي­كنند، کار نگهداري و تعميرات را انجام مي­دهند و يا بر فعاليت­هاي آن نظارت دارند، بايد در اين آموزش شركت كنند.هرگونه پشتيباني آموزش را از سوي فروشنده بپذيريد. ممكن است لازم باشد با فروشنده قرارداد آموزش ­هاي بيشتر و آموزش­ هاي ضمن خدمت ببنديد. به خاطر داشته باشيد كه آموزش در ابتدا ممكن است گران به نظر برسد، اما در دراز مدت نه تنها مفيد بلكه بسيار مقرون به صرفه است. آموزش بايد يك فرآيند مستمر باشد تا ضمن آنكه کارشناسان جديد از آن بهره ­مند مي­شوند، کارشناسان قبلي نيز در صورت نياز بتوانند دانسته­ هاي خود را تازه كنند. اين تداوم آموزش، تغييرات پرسنل و تحولات كاري را اجتناب ­ناپذير مي­کند. هنگامي كه کارشناسان جديد جايگزين مي­شوند، بايد به گونه­ اي آموزش ببينند كه گويي همان کارشناس قبلي مشغول به كار است. اين نياز معمولاً در سازمان­ها مورد غفلت قرار مي­گيرد. در طول دوره آموزش، بايد سيستم ­هاي جديد CMMSبررسي شوند تا اطمينان حاصل شود كه درست كار مي­كنند. بازخوردهاي كارآموزان بايد به منظور بررسي عملكرد سيستم مورد تجزيه و تحليل قرار بگيرد

نصب و راه ­اندازي و پيکربندي

بايد مطمئن شويد كه آيا به نرم ­افزارها و سخت ­افزارهاي ديگر نياز داريد؟ به عنوان مثال ممكن است به سخت­ افزار جديدي نياز داشته باشيد و يا بخواهيد حافظه سيستم را ارتقا دهيد. همچنين بايد از وجود چاپگر مناسب و لوازمي از اين دست مطمئن شويد. اكنون بايد نرم افزار CMMS خود را نصب و راه ­اندازي كنيد. چنانچه سيستم شما از نوع كلاينت – سرور است، نصب بايد با دقت انجام شود، زيرا بايد سيستم را براي هر كلاينت نصب كنيد. اما اگر مبتني بر وب است، نصب و راه ­اندازي آن بسيار ساده ­تر خواهد بود. چنانچه از يك تأمين­ كننده خدمات مبتني بر وب (ISP) استفاده كنيد، تقريباً هيچگونه نصب و راه ­اندازي در سمت شما صورت نمي­گيرد

جمع ­آوري داده ­ها

قبل از آنكه اقدام به جمع ­آوري داده­ها كنيد، بررسي نماييد كه آيا هم اكنون داده ­هايي به صورت الكترونيك در اختيار داريد. اين امكان وجود دارد كه اين داده ­ها را به صورت الكترونيكي به سيستم جديد منتقل نماييد. فروشنده نرم افزار CMMS و همچنين بخش IT سازمان، بهترين مرجع براي اين موضوع هستند. چنانچه با داده ­هاي معيوب روبه­ رو هستيد، دو انتخاب خواهيد داشت:

• درخواست کنيد تا داده ­هاي شما را بازيابي كنند، البته در صورتي كه از نظر اقتصادي مقرون به صرفه باشد (شركت­ هاي زيادي وجود دارند كه اين­گونه خدمات را ارائه مي­كنند كه البته از محدوده اين كتاب خارج است).
• داده­ها را از منابع چاپي بازيابي و اصلاح نموده، آنها را دوباره در سيستم جديد وارد كنيد. امكان كپي كردن بخشي از اطلاعات نيز ممكن است وجود داشته باشد.

در­صورتي­كه هيچگونه اطلاعات قبلي در اختيار نداريد، بايد وارد فرآيند جمع ­آوري داده­ها شويد. جمع­آوري و ورود داده­ها براي موفقيت پياده ­سازي بسيار حياتي هستند. همان دقت نظر و توجهي كه در خصوص آموزش انجام شد، در مورد يافتن منابع اطلاعاتي، جمع­آوري داده ­ها و ورود آنها نيز بايد منظور شود.

داده ­هاي مربوط به تجهيزات

اولين کاري كه بايد انجام دهيد اين است كه ليستي از كليه تجهيزات، تهيه كنيد. کارشناسان و سرپرستان منابع خوبي براي جمع ­آوري داده­ها در خصوص تجهيزات و محل قرار گرفتن آنها مي­باشد. بخش حسابداري نيز مي­تواند در اين زمينه به ما كمك كند.

سپس شروع به جمع ­آوري داده­ها در خصوص نگهداري و تعميرات پيشگيرانه تجهيزات كنيد. بسياري از منابع اطلاعاتي ممكن است در فرآيندهاي جمع ­آوري و ورود، مورد استفاده قرار گيرند. كاركنان ماشين­ آلات ممكن است بهترين منبع در خصوص اينكه چه اقدامات پيشگيرانه ­اي مي­تواند مؤثر باشد و باعث استمرار كار دستگاه شود. کتابچه سازنده نيز منبع خوبي مي­باشد، برخي تأمين ­كنندگان نرم افزار CMMS پايگاه خود را در خصوص سوابق عملكردي تجهيزات، ارائه مي­كنند.

از يك فرم خام (کاغذي يا الکترونيکي) (كه معمولاً توسط فروشنده ارائه مي­شود) براي جمع ­آوري داده ­هاي مربوط به تجهيزات و PM استفاده كنيد. چنين فرمي اين اطمينان را مي­دهد كه داده ­ها به درستي جمع­آوري شوند. اين فرم شامل تعداد تجهيزات، توليد­کننده، مدل، موقعيت، شماره سريال، روش PM، فرکانس و زمان شروع به كار است. بسياري از توليدكنندگان تجهيزات، شروع به تهيه كردن كتابخانه ­اي از اطلاعات به عنوان مثال دفترچه­ هاي عملياتي و تعميراتي نموده ­اند.

نيروي كار: قدم بعدي جمع­ آوري اطلاعات در خصوص کارشناسان بخش نگهداري و تعميرات است. شما به اطلاعات هر تكنسين تعميرات همچون نام، آدرس، تلفن و… نياز داريد. اين اطلاعات ممكن است در سيستم فعلي موجود باشد، در غير اين صورت آنها را از بخش ­هاي نيروي انساني و يا حقوق و مزايا دريافت كنيد. شما مي­توانيد از يك فرم خام (كه معمولاً توسط فروشنده ارائه مي­شود) جهت جمع­ آوري اين داده ­ها استفاده كنيد

دستور كار: براي همه کارشناساني كه احتمالاً از نرم افزارCMMS استفاده مي­كنند يك نام كاربري و يك گذر واژه تهيه كنيد. اطمينان حاصل كنيد كه حفظ و ويرايش اين اطلاعات ساده است.
الگويي براي همه كدهايي مورد استفاده در سيستم دستور كار، در مرحله برنامه­ريزي، طراحي شده است. اكنون وقت آن است كه ليستي از همه اين كدها تهيه كنيد.

ورود داده ­ها

پس از جمع ­آوري داده ­ها، مرحله بعد ورود آنها به سيستم است كه در اين مرحله شما سه انتخاب داريد:

• خانگي: در اين روش شما از پرسنل خود سازمان براي ورود داده­ها استفاده مي­كنيد.
• كمك ­هاي موقتي بيروني: افرادي را براي وارد كردن داده ­ها تحت نظر خود، به صورت موقتي استخدام كنيد. اين كار، درصورتي­كه شما نيروي انساني كافي نداشته باشيد، مفيد مي­باشد.
• مشاورين و يا پيمانكاران بيروني: اين افراد مجموعه كارهاي جمع ­آوري و ورود داده ­ها را انجام مي­دهند. اين تصميمات در مرحله جمع ­آوري داده­ ها و يا برنامه ­ريزي اتخاذ مي­شوند.

پس از آنكه مشخص شد چه كسي بايد داده­ها را وارد كند، مرحله بعدي آن است كه الگو تهيه شود. تعداد محدودي از داده ­ها را وارد كرده و سپس يك فرآيند كامل ايجاد دستور كار، انجام دستورها، ايجاد سوابق كار و غيره را دنبال كنيد. در اين مرحله ممكن است با موانع و مشكلاتي روبه ­رو شويد. براي حل آنها با فروشنده نرم افزار CMMS تماس بگيريد. اين كار را تا جايي ادامه دهيد كه همه چيز به درستي كار كند. پس از اطمينان از درستي سيستم، تمام داده ­ها را وارد كنيد.