بررسی و آشنایی با نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات CMMS 

امروزه مدیریت نگهداری و تعمیرات به وسیله سیستم های کامپیوتری برای صنایع مختلف بسیار مهم و حیاتی است. بدین ترتیب تسریع و تسهیل امور نت با بیشترین بهره‌وری و دقت به همراه ذخیره، ثبت اطلاعات و داده‌‌های دارایی‌های فیزیکی به منظور تحلیل‌های آتی برای مدیران صنایع امکان پذیر خواهد بود. نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات CMMS همه ی این امور را تسهیل کرده و مدیریت سازمان را برای شما آسان می سازد. اگر به دنبال ایجاد بهره‌وری در مدیریت نگهداری و احیای سازمان خود هستید خواندن این مقاله را از دست ندهید.

CMMS چیست؟

نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات CMMS، سیستمی است که اطلاعات تعمیر و نگهداری را متمرکز کرده و فرآیندهای تعمیر و نگهداری را ساده می کند. این ابزار به بهینه سازی استفاده و در دسترس بودن تجهیزات فیزیکی مانند ماشین آلات، ارتباطات، زیرساخت های کارخانه و سایر دارایی ها کمک می کند. تولید نفت و گاز، تولید برق، ساخت و ساز، حمل و نقل و سایر صنایعی که زیرساخت های فیزیکی در آنها حیاتی است، دارای سیستم های CMMS هستند که به آنها CMMIS یا سیستم های اطلاعات مدیریت تعمیر و نگهداری کامپیوتری نیز گفته می شود .هسته CMMS پایگاه داده بوده و دارای مدل داده ای است که اطلاعات مربوط به دارایی هایی را که سازمان تعمیر و نگهداری وظیفه نگهداری آنها را بر عهده دارد و همچنین تجهیزات، مواد و سایر منابعی که برای انجام این کار استفاده می کند را سازماندهی می نماید.

تاریخچه CMMS

اولین نسخه های نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات CMMS در دهه 1960 ظاهر شد و اغلب توسط مشاغل بزرگ استفاده می شد. تکنسین ها از کارت های پانچ و مین فریم های IBM برای ارائه اطلاعات در مورد سوابق کامپیوتری و نظارت بر وظایف نگهداری استفاده کردند. در دهه 1970، کارت های پانچ با چک لیست هایی جایگزین شدند که توسط تکنسین ها در پایان شیفت کاری وارد سیستم های CMMS می شدند.

نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات CMMS در دهه‌های 1980 و 90 رایج‌تر شد، زیرا کسب‌وکارهای کوچک‌تر و متوسط و رایانه‌ها کوچک‌تر، مقرون‌به‌صرفه‌تر، پرکاربردتر و متصل‌تر شدند. در دهه 1990، CMMS  شروع به اشتراک گذاری اطلاعات در سراسر شبکه های محلی یا شبکه های محلی کرد. دهه 2000 شاهد ظهور اینترنت ها و اتصالات مبتنی بر وب بود که قابلیت های CMMS را به طیف وسیعی از دستگاه های تلفن همراه، برنامه های کاربردی میدانی و عملیات گسترش داد. آخرین نسل از CMMS مبتنی بر ابر و بسیار متحرک است. با اجرای سریع تر، تعمیر و نگهداری آسان تر و امنیت داده بالاتر، عملکرد بیشتری را ارائه می دهد.

CMMS چگونه کار می کند؟

اطلاعات موجود در پایگاه داده نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات CMMS از عملکردهای مختلف سیستم پشتیبانی کرده و قابلیت های زیر را ارائه می دهد ؛

مدیریت منابع و کارکنان- نظارت بر گواهینامه های فعلی کارکنان و تجهیزات ؛ وظایف خاصی را تعیین کرده و تیم ها را ادغام کنید ؛ سازماندهی شیفت ها و تنظیم دستمزدها.

ثبت دارایی- ذخیره، دسترسی و به اشتراک گذاری اطلاعات دارایی مانند سازنده، مدل، شماره سریال و کلاس و نوع تجهیزات، هزینه ها و کدهای مرتبط، مکان، آمار عملکرد و خرابی، اسناد، ویدئو و تصاویر مرتبط، مانند دستورالعمل‌های تعمیر، روش‌های ایمنی و ضمانت‌ها، در دسترس بودن حسگرها و ابزارهای اینترنت اشیا (IoT).

مدیریت سفارش کار- اغلب به عنوان عملکرد اصلی نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات CMMS شناخته می شود. مدیریت سفارش کار شامل اطلاعات زیر است ؛

• شماره سفارش کار
• توضیحات و اولویت
• نوع سفارش (تعمیر، تعویض، برنامه ریزی شده)
• کدهای علت و راه حل
• پرسنل منصوب و مواد مورد استفاده

همچنین مدیریت سفارش کار شامل قابلیت های زیر است ؛

• ایجاد سفارش کار را خودکار کنید ؛
• مواد و تجهیزات را رزرو کنید ؛
• کارمندان، تیم ها و شیفت ها را برنامه ریزی و تعیین کنید ؛
• بررسی وضعیت و نظارت بر خرابی ؛
• هزینه های برنامه ریزی شده و واقعی را پیگیری کنید ؛
• اسناد مرتبط، تعمیرات و ابزارهای امنیتی را اضافه کنید.

نگهداری پیشگیرانه- در نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات CMMS شروع سفارش کار را بر اساس زمان، استفاده یا رویدادهای ایجاد شده به صورت خودکار انجام دهید. از نگهداری پیشگیرانه برای سازماندهی و مرتبط کردن دارایی ها در چندین سفارش استفاده کنید. سفارشات کاری حفاظتی را مرتب و برنامه ریزی کنید.

مدیریت مواد و انبار- تجهیزات و مواد فرآیند نگهداری و تعمیرات (MRO) موجودی، توزیع و فراخوان در انبارها، مراکز و تأسیسات. تامین کنندگان را مدیریت کنید ؛ هزینه های موجودی را پیگیری کرده و تامین مجدد را به صورت خودکار انجام دهید.

گزارش، تجزیه و تحلیل و حسابرسی- با نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات CMMS گزارش هایی در مورد دسته های تعمیر و نگهداری مانند در دسترس بودن دارایی، استفاده از مواد، هزینه های کار و مواد، ارزیابی های تامین کننده و غیره ایجاد کنید. تجزیه و تحلیل اطلاعات در مورد درک در دسترس بودن دارایی، روند عملکرد، بهینه سازی سهام MRO و سایر اطلاعات برای حمایت از تصمیمات تجاری و جمع آوری و سازماندهی اطلاعات برای ممیزی.

تفاوت CMMS در مقابل EAMچیست؟

اغلب اصطلاح CMMS با EAM یا مدیریت دارایی سازمانی اشتباه گرفته شده یا به جای آن استفاده می شود. این دو نرم افزار کارکردها و اهداف بسیار مشابهی دارند ؛ اما اساساً متفاوت هستند. اساساEAM  شامل توابع CMMS بوده و ممکن است توابع آنها همپوشانی داشته باشند. این قابلیت‌ها به راه‌حل‌های EAM زمینه تجاری گسترده‌تری می‌دهد که چرخه عمر کلی دارایی و تأثیر آن بر تجزیه و تحلیل مالی، تدارکات، مدیریت فرآیند، ریسک و انطباق، دفع دارایی و موارد دیگر را در نظر می‌گیرد. راه‌حل‌های نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات CMMS با خودکارسازی سفارش‌ها و گردش‌های کاری، زمان‌بندی کار، مدیریت مواد و ارائه گزارش‌ها و ممیزی‌ها در مورد این وظایف، بر در دسترس بودن دارایی‌های ثابت و زمان به‌روزرسانی تمرکز دارند.

چرا زمان کار اینقدر مهم است؟

نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات CMMS و EAM ضروری هستند ؛ زیرا دستیابی به هدف اصلی خود را برای مدیران و بخش‌های تعمیر و نگهداری آسان و کارآمد می‌کنند: زمان کار قابل اعتماد. هر چه زمان عملیات دارایی ها و تجهیزات فیزیکی طولانی تر باشد، ارزش آن ها بیشتر می شود. هر چه مدت طولانی تری بتوانیم یک قطعه کارکرده از تجهیزات را بدون تعمیر اساسی نگهداری کنیم، در دراز مدت پول بیشتری پس انداز خواهیم کرد. ارائه زمان کار قابل اعتماد به این معنی است که کسب و کارها می توانند سفارشات را بپذیرند و انجام دهند، خواسته های مشتری را برآورده کنند، تجربیات مشتری را شکل دهند و تصمیمات مختلفی را که وابسته به دارایی هستند اتخاذ کنند. در یک نظرسنجی از مدیران دارایی، 75 درصد قابلیت اطمینان سیستم را دلیل اصلی سرمایه‌گذاری در EAM ذکر کرده‌اند.

مزایای CMMS چیست؟

مزایای نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات CMMS شامل موارد زیر می شود ؛

قابلیت مشاهده دارایی- اطلاعات متمرکز در پایگاه داده CMMS به مدیران و تیم های تعمیر و نگهداری اجازه می دهد تا زمان خرید دارایی، زمان انجام تعمیرات، دفعات خرابی، قطعات استفاده شده، رتبه کارایی و سایر اطلاعات را به خاطر بیاورند.

قابلیت مشاهده گردش کار– با نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات CMMS داشبوردها و تجسم ها را می توان توسط تکنسین ها و سایر نقش ها برای ارزیابی وضعیت و پیشرفت در زمان واقعی ردیابی کرد. تیم‌های تعمیر و نگهداری می‌توانند به سرعت کشف کنند که یک دارایی کجاست، به چه چیزی نیاز دارد، چه کسی روی آن به کار نیاز دارد و چه زمانی می‌توان روی آن کار کرد.

اتوماسیون- خودکارسازی کارهای دستی مانند سفارش قطعات، پر کردن انبارهای MRO، زمان‌بندی شیفت‌ها، جمع‌آوری اطلاعات در مورد بازرسی‌ها و سایر وظایف مدیریتی باعث صرفه‌جویی در زمان، کاهش خطاها، افزایش بهره‌وری و کمک به تیم‌ها برای تمرکز بر تعمیر و نگهداری به جای مدیریت می‌شود.

فرآیندهای تسریع شده- در نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات CMMS سفارشات کاری برای تمامی علاقه مندان قابل مشاهده و پیگیری است. جزئیات را می توان در دستگاه های تلفن همراه به اشتراک گذاشت تا کار در این زمینه با مراکز عملیات هماهنگ شود. تخصیص و استفاده از مواد و منابع را می توان اولویت بندی و بهینه کرد.

مدیریت نیروی کار میدانی- مدیریت نیروی کار داخلی و خارجی می تواند پیچیده و پرهزینه باشد. قابلیت‌های نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات CMMS و EAM می‌توانند تیم‌های داخلی و مشارکت‌های خارجی را با هم ترکیب کرده و به طور مقرون‌به‌صرفه مستقر کنند. جدیدترین راه حل های EAM پیشرفت هایی را در اتصال، تحرک، واقعیت افزوده و بلاک چین ارائه می دهد تا تراکنش ها را در این زمینه تغییر دهد.

نگهداری پیشگیرانه- داده‌های نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات CMMS عملیات تعمیر و نگهداری را قادر می‌سازد تا از رویکرد واکنشی به رویکرد پیشگیرانه حرکت کند تا بتوان یک استراتژی تعمیر و نگهداری دارایی بهبودیافته را توسعه داد. داده‌های حسگرها، مترها و سایر ابزارهای اینترنت اشیاء و همچنین عملیات روزانه، می‌توانند بینش‌هایی در مورد فرآیندها و دارایی‌ها ارائه دهند، اقدامات پیشگیرانه را اطلاع دهند و قبل از شکست یا عملکرد ضعیف دارایی‌ها، هشدارها را راه‌اندازی کنند.

سازگاری و انتقال دانش- اسناد، راهنماهای تعمیر و روش‌های نگهداری ضبط رسانه‌ای را می‌توان در نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات CMMS ذخیره و با دارایی‌ها مرتبط کرد. گرفتن و محافظت از این اطلاعات رویه‌های منسجم و کارکرد ثابت را ایجاد می‌کند. همچنین تضمین می کند که اطلاعات به جای خروج از درب با پرسنل در حال خروج، به تکنسین های جدید منتقل می شود.

مدیریت انطباق- کنترل های انطباق ؛ می تواند عملیات تعمیر و نگهداری و کسب و کار فشرده دارایی را به عنوان یک کل قطع کند. داده‌های نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات CMMS پاسخ‌ها و گزارش‌های متناسب با درخواست‌های حسابرسی را ایجاد کرده و حسابرسی را به طور تصاعدی آسان‌تر می‌کنند.

سلامت، ایمنی و محیط زیست- در راستای مدیریت انطباق، CMMS و EAM گزارش مرکزی را برای نگرانی های ایمنی، بهداشت و محیط زیست ارائه می دهند. هدف کاهش ریسک و ایجاد یک محیط عملیاتی ایمن است. نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات CMMS و EAM می‌توانند تحقیقاتی را برای تجزیه و تحلیل رویدادها یا خطاهای تکرار شونده، ردیابی‌پذیری رویداد و اقدامات اصلاحی و مدیریت تغییر فرآیند ارائه دهند.

نکاتی که هنگام انتخاب نرم افزار CMMS باید در نظر گرفته شود

انتخاب و پیاده سازی یک نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات CMMS  موثر مستلزم در نظر گرفتن عوامل عملکردی و تکنولوژیکی است. ارائه دهندگان و کاربران ممکن است در این زمینه از اصطلاحات CMMS و EAM به جای یکدیگر استفاده کنند. این به دلیل همپوشانی در توانایی های آنها قابل قبول است. یکی از بارزترین نکات مفید، به گفته IDC، تحلیلگر فناوری اطلاعات، مدیریت حجم فزاینده داده است. از آنجایی که تعداد منابع داده در دسترس مدیر دارایی همچنان در حال افزایش است (حسگرها، داده‌های مکانی، داده‌های بصری و غیره). مدیریت، ادغام و تجزیه و تحلیل این مجموعه های داده به سرعت در حال رشد، چالش بزرگی برای متخصصان EAM در پنج سال آینده خواهد بود.

IDC اشاره می کند که همسویی مدیریت پرسنل و منابع توسعه با مدیریت دارایی نیز می تواند حیاتی باشد: «کسب و کار; اغلب از نظر نیروی انسانی، آموزش و توسعه، منابع کافی ندارند. این کمبود بودجه انگیزه را تضعیف می کند و فرهنگ مضری را در بین کارکنان ایجاد می کند.» در نهایت، IDC می‌گوید مدرن‌سازی عملکرد نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات CMMS و EAM مهم است و «برخی از سازمان‌ها هنوز اقدام به انتقال سیستم‌های قدیمی و صفحات گسترده برای عملکردهای مهم EAM مانند مدیریت سفارش تعمیر، زمان‌بندی کار و تصمیم‌های تعویض/تعمیر نکرده‌اند».