سیستم مدیریت اسناد و سوابق الکترونیک
سیستم مدیریت اسناد و سوابق الکترونیک، سیستمی جامع جهت مدیریت یکپارچه ی اسناد و سوابق الکترونیک یا به اختصار EDMS و کاغذی تولید شده و یا موجود در سازمان است اما باید توجه شود که EDMS نرم افزار کتابخانه و آرشیو نیست و هر نرم افزاری که به نحوی با اطلاعات سر و کار دارد، نمی تواند سیستم مدیریت اسناد باشد!
بسیاری از این گونه نرم افزار ها، اسناد را تولید یا ذخیره می کنند اما قابلیت های پایینی در مدیریت اسناد دارند که می تواند سازمان ها را با ریسک های جدی مواجه کرده و باعث شود که حافظه ی سازمان از بین رود. به طور معمول، سیستم های EDMS دارای ویژگی هایی هستند که تضمین کننده ی حفظ سندها و سوابق هستند اهم این ویژگی ها به شرح زیر است :
- دریافت و شناسایی اسناد و سوابق
- کنترل اسناد و سوابق
- کنترل فراداده های اسناد و سوابق
- نگهداری اسناد و سوابق در صورت لزوم به مدت طولانی
- بازنگری و تعیین تکلیف اسناد و سوابق
چرا سیستم مدیریت اسناد و سوابق الکترونیک
گروه نت پارسه با بیش از 15 سال تجربه موفق در پیاده سازی نرم افزار های حوزه ی نگهداری و تعمیرات و در پی شناسایی نیاز صنایع در حوزه ی مدیریت اسناد و سوابق بخصوص در حوزه ی مدیریت اسناد فنی و مهندسی، بر آن شد تا راه حل جدیدی را جهت تسهیل مدیریت اسناد و سوابق الکترونیک و فیزیکی معرفی کند که نتیجه ی آن نرم افزار مدیریت اسناد و سوابق الکترونیک است.
آن چه که نرم افزار مدیریت اسناد و سوابق الکترونیک را از دیگر نرم افزار های موجود در بازار متمایز می کند، پایه ریزی آن بر اساس جدیدترین استاندارد ها در حوزه ی مدیریت اسناد و سوابق الکترونیک است. این نرم افزار بر اساس الزامات شورای جهانی آرشیو ها (ایکا) در زمینه ی EDMS و همچنین استاندارد جهانی ISO 22957 در زمینه ی سیستم های مدیریت اسناد الکترونیک و با بهره گیری از برترین تجربیات جهانی در این حوزه، توسعه یافته است.
ویژگی های سیستم مدیریت اسناد و سوابق الکترونیک بر اساس مدل ایکا
ورود اطلاعات حجیم
مدیریت فراداده ها
ارتباطات فنی
شناسه ی منحصر به فرد
رده بندی امنیتی
کنترل نسخه گذاری اسناد
مدیریت اسناد و سوابق ترکیبی
مدیریت مجموعه ها
بازبینی و تعیین تکلیف
طبقه بندی
ارتباطات والد و فرزندی
کنترل دسترسی ها و امنیت
کنترل تغییرات
مدیریت گردش کار ها
کنترل ورود و خروج اسناد
جستجو و فیلتر ها
نمایش
گزارش ها و شاخص های کلیدی عملکرد
بدون دیدگاه