نویسنده: کریس با گادیا

منبع: www.reliableplant.com

 مترجم : سید حمید درحشان

 

آمارها بیانگر آن است که 80% پیاده سازی های نرم افزاری های CMMS با شکست مواجه می شود. هنگام رسیدگی به هزینه های مرتبط با یک پروژه CMMS، هزینه ی یک نرخ شکست 80 درصدی، برای هر شرکتی سنگین است اما با دنبال کردن مراحل ساده ی یک برنامه ی فکر شده ی پیاده سازی، هرکسی می تواند تمامی پتانسیلی که یک CMMS میتواند برای یک سازمان به ارمغان بیاورد را تحت کنترل درآورد. آنچه در زیر آمده، مقدمه ای است بر مراحلی که شما می توانید بکار گیرید تا مطمئن شوید که CMMS تان با موفقیت پیاده می شود.


 

1. تعیین حوزه ی پروژه

 

اشتیاق در خرید یک بسته CMMS اغلب منجر به یک پیاده سازی با عجله می شود. قبل از خرید بیاستید و فکر کنید. یکی از 5 دلیل اصلی در مورد پیاده سازی ناموفق، انتخاب CMMS نادرست است. شما به نرم افزار CMMS مطابق با کاربردتان نیاز دارید و حوزه کاربرد باید قبل از انتخاب بسته نرم افزاری تعریف شده باشد. دقیقا از CMMS چه می خواهید؟ کدام ماژول ها برای سازمان شما حیاتی است؟ ماژول مدیریت تجهیزات، ماژول نت پیشگیرانه یا…؟ آیا تهیه ی برخی ماژول ها مثل “ماژول خرید” را می توانید به تاخیر بیاندازید؟ بعد از 2 یا حتی 5 سال از استفاده از CMMS، وضعیت شرکتتان را چگونه می بینید؟ آیا برنامه ای دارید که در آینده CMMS را با دیگر سیستم ها مرتبط کنید و یا از تکنولوژی موبایل استفاده کنید؟

2. تعهد مدیریت را بدست آورید

 

مدیریت اجرایی اغلب تصور روشنی از CMMS و انواع منابع اولیه و منابع پس آیندی که باید برای پروژه تعهد شود، ندارند. جدا از اکتساب هزینه ی نرم افزار، هزینه های پس آیندی برای نگهداری، آموزش، جمع آوری داده ها و ورود داده ها  وجود دارد. مطمئن شوید این هزینه ها در تخمین هزینه های پروژه آورده شده است تا به مدیریت بالا یک نمای کامل از زمان و بودجه ی لازم برای پروژه را بدهد. این کار به شما کمک می کند تا تعهد ایشان را برای کل پروژه بدست آورید.

3. پروژه را برنامه ریزی کنید

 

به برنامه ی پیاده سازیتان از شروع تا پایان فکر کنید. برهه ها کجاها هستند؟ تعیین کنید که چه کسی CMMS را پیاده سازی خواهد کرد، چه کسانی داده ها را جمع آوری خواهد کرد و چه نوع داده هایی قرار است جمع آوری شود؟ از قبل یک نقشه شماره گذاری قطعات، یک نقشه کدبندی تجهیزات، یک نقشه محل های استقرار و نقشه حساب هزینه های افراد و مواد را تعیین کنید. جداول کد تعریف  کنید از قبیل نوع دستورکار، وضعیت های دستورکار و کدهای تکمیل. برخی برنامه ریزی های اولیه می تواند از اشتباهات آینده جلوگیری کند.

4. آمادسازی جهت تغییر

 

این پیش فرض را نداشته باشید که تمامی کارکنان به CMMS با آغوش باز خوشامد خواهند گفت. کارکنان ممکن است CMMS را ابزاری بیابند که در آینده جایگزین آن ها خواهد شد و کارگران از هرچیزی که ممکن است آن ها را از کار کنار بگذارند، هراسناکند. این مهم است که زود تمامی کارکنانتان را درگیر کنید، اطلاعات کوتاه درباره ی تغییرات منتشر کنید و جلسات پرسش و پاسخ در مورد تغییرات مثبتی که بواسطه ی CMMS بدست می آید برگزار کنید. کارگران تعمیرات کنونی چه موانعی را در ارتباط با جمع آوری و ورود داده ها می توانند متصور شود ؟ آیا کارکنان خاصی در برابر تغییر مقاومت می کنند؟ یک پرسنل مقاوم در حال حاضر، می تواند موجب موانع بی موردی در آینده شود، که آن موانع منجر به شکست می شوند.

5. آموزش

 

CMMS یک نرم افزار سطح بالاست و برای تمامی کارکنان استفاده کننده از سیستم نیاز به آموزش خواهد داشت. در مورد درک الزامات آموزشتان دچار اشتباه نشوید. شما آموزش اولیه ی نرم افزار توسط فروشنده ی CMMS و آموزش پس آیند (یا داخلی) برای کارکنانتان در اینده نیاز پیدا خواهید کرد. هر سازمان CMMS را به روش متفاوتی پیاده می کند و کارکنان شما در استفاده ی بخصوص شما از  CMMS نیاز به آموزش دارند. در آموزش کارکنان، استفاده از واژگانی که شرکت شما استفاده می کند مهم است. تمایز میان “لامپ” و “روشنایی” ممکن است اکنون ناچیز شمرده شود اما می تواند موجب سردرگمی شود. کارکنانی که جدید استخدام می شوند نیز نیاز به آموزش دارند. تنظیم وقت آموزش را نیز باید درنظر بگیرید.

6. جمع آوری داده

 

جمع آوری تمامی داده های لازم و کاربردی که نیاز است به CMMS وارد شود، بزرگ ترین معضل در شکست پیاده سازی هر پروژه ی CMMS است. جمع آوری موثر تمامی داده ها با استفاده از نیروی کار متعهد، معمولا به 6 تا یک سال زمان نیاز دارد. تعیین این که چه داده هایی باید جمع آوری شود (مدل تجهیز، شماره سریال، هزینه، داده های گارانتی، نت پیشگیرانه، دستورالعمل ها، اطلاعات قطعات و…) و چگونگی جمع آوری آن داده ها، جزئی کلیدی از نقشه ی پیاده سازی شماست.

7. ورود اطلاعات

 

شما برای پیاده سازی برنامه ریزی کرده اید، نرم افزار خریده اید و داده هایتان را جمع آوری کرده اید. اکنون نوبت ورود اطلاعات است. داشتن یک نقشه ی سختگیرانه برای چگونگی ورود داده ها به سیستم موجب آشفتگی در آینده می شود. اوایل کار، ورود تمامی اطلاعاتی که جمع آوری کردید، کار زیادی می برد.  چطور این کار را انجام دهیم؟ برای این کار می توان از پیمانکاران، کارکنان داخلی یا استخدام موقت نفرات استفاده کرد. خوشبختانه، این حجم زیاد از کار تنها لازم است که یکبار انجام شود.

سپس، شما به تعیین بهترین روش ورود اطلاعات لازم روزانه نیاز پیدا خواهید کرد. باید یک کاربر ادمین اطلاعات دستورکارهای انجام شده را در پایان روز وارد سیستم کند و یا هر متخصص تعمیرات اطلاعات دستورکارهای مربوط به خودش را وارد می کند؟ هر راه حل ممکن را مورد توجه قرار دهید برای موقعیت های خاصی که دارید، مورد توجه قرار دهید.

8. گزارش ها و ارزیابی

 

داشتن 4 یا پنج گزارش کاربردی خیلی بهتر و مفیدتر از این است که صدها گزارش که کسی بهره ای از آن نبرد داشته باشید. فکر کنید که چه کسی این گزارش ها را روزانه ارزیابی خواهد کرد؟ چه تصمیماتی بر مبنای این ارزیابی ها گرفته خواهد شد؟ قبل از این که حتی سیستمتان را نصب کنید، آنچه را که نیاز دارید سیستم برای شما انجام دهد، ترسیم کنید. گزارش های مناسبتان را پیدا کنید see this website. همچنین، مطمئن شوید که گزارش هایتان اطلاعات مورد نیازتان را جهت درک روند نگهداری و تعمیرات در کوتاه مدت و بلند مدت به شما می دهد.

9. پیگیری کردن و بهبود مستمر

 

تنها از CMMS به عنوان یک ابزار ضبط اطلاعات جهت نگهداری لیست دارایی ها و قطعاتشان استفاده نکنید. این کار را نرم افزارهایی مثل اکسل نیز می توانند برای شما انجام دهند. مطمئن شوید کارکنان شما قابلیت های CMMS را می دانند و جهت بهبود استفاده از CMMS در آینده نقشه بریزید. یک CMMS به شما توانایی نگاه انداختن به مقدار بالایی از داده های قابل ردیابی می دهد. آیا کسی به داده ها نگاه می اندازد؟ چطور می توانید روند خرابی ها را پیگیری کنید، آن ها را ارزیابی کنید و اقدامات اصلاحی انجام دهید؟ CMMS می تواند به شما کمک کند که تعیین کنید چرا آن خرابی ها اتفاق افتاده اند. آیا شما دائما عملکرد نگهداری و تعمیرات را پایش می کند و بهبود می دهید؟

10. ارتباطات و پیوست ها

 

برخی سیستم ها به شما اجازه می دهند که انواع مختلف اسناد (مثل ورد، پی دی اف، سند اسکن شده، عکس، صدا، تصویر و صفحات وب)  را به فرم ها اضافه کنید. آیا “باب” تنها متخصص تعمیراتی است که می تواند یک ماشین خاص را تعمیر کند؟ چه می شود اگر “باب” بازنشسته شود؟  با پیوست های CMMS، بعد از چند سال، هر کسی می تواند به اطلاعاتی که به وسیله ی باب ذخیره شده است دست یابی داشته باشد تا دریابد که چطور عکل تعمیرات می تواند کامل شود. ابزار پیوست اطلاعات همچنین می تواند جهت پیوست نسخه های پی دی اف کتاب های راهنما، راهنماهای آموزشی و دیگر اسناد کاغذی ای که به راحتی گم می شوند، استفاده شود.