ماژول مدیریت اسناد

سیستم مدیریت اسناد الکترونیک بخشی اساسی در مبحث مدیریت دانش (Knowledge Management) است و دارای ویژگی‌هایی است که تضمین می‌کند مشخصات اسناد و سوابق حفظ‌شده و باعث پویایی آرشیوها و استفاده مداوم و اثربخش از اسناد و سوابق می‌شوند. نرم‌افزار پارسه یک دستیار قدرتمند را بر اساس استاندارد شورای جهانی آرشیوها (ICA)، جهت مدیریت اسناد و سوابق الکترونیک برای سازمان‌ها فراهم کرده است. • آرشیو فنی (Technical Archive): ایجاد نامحدود آرشیو و کتابخانه به‌صورت سلسله‌مراتبی، دریافت، شناسایی، کدگذاری، انواع طبقه‌بندی‌های موضوعی، فنی، وظیفه‌ای، مکانی، سازمانی و کالایی اسناد، رده‌بندی امنیتی، مدیریت هم‌زمان اسناد فیزیکی و الکترونیکی، امکان ارتباط نسخه‎ ها و فرمت‎ های مختلف اسناد، مدیریت ورود و خروج اطلاعات در آرشیو، جستجوی پیشرفته و بازیابی اسناد و سوابق، کنترل دسترسی و امنیت اسناد و… . • کنترل نسخه‌های اسناد و تعیین تکلیف سوابق (Document Versioning & Record Retention & Disposal): امکان ارتباط نسخه‌های مختلف یک سند، ایجاد اطمینان از As Built (مطابق واقعیت) بودن نسخه‌ی مورد استفاده، امکان نمایش تنها آخرین نسخه‌ی معتبر به کاربران عمومی. ایجاد برنامه‌های بازبینی و تعیین تکلیف شامل بازنگری نسخه ‎ی موجود، ایجاد نسخه‌ی جدید، تجدید دوره‌ی نگهداری، انتقال سند یا سابقه به آرشیو راکد و نهایتاً امحای اسناد و سوابق و به گردش درآوردن برنامه جهت تأیید و اجرای فعالیت بازبینی. • یکپارچه‌سازی اسناد فنی با دارایی‌ها (Document-Asset Mapping): ارتباط اسناد با تجهیزات، قطعات، ساختمان‎ها، سیستم ‎ها به‌صورت تک‌به‌تک و دسته‌ای جهت فراخوانی سریع اطلاعات فنی دارایی‌ها و عدم نیاز به جستجوی اسناد و نمایش آنی اسناد در فرم‎های مختلف مانند دستور کارها، سرویس‌های فنی و… به‌صورت دائمی و کنترل‌شده با توجه به دسترسی تعریف‌شده برای افراد.